Die E-Mail-Infrastruktur – für die im Geschäftsalltag nach wie vor wichtigste Kommunikationsform – ist in der Cloud gut aufgehoben: Für Unternehmen bietet das Hosting über Software-as-a-Service- bzw. Cloud-Dienstleister zahlreiche Vorteile, von mehr Komfort, Stabilität und Sicherheit über Kosteneinsparungen bis hin zu einer besseren Skalierbarkeit.
Mehr als die Hälfte (58 Prozent) der deutschen Unternehmen betreiben dennoch nach wie vor eine eigene E-Mail-Infrastruktur. Doch es tut sich etwas: 38 Prozent dieser Unternehmen überlegen mit ihren E-Mails in die Cloud zu wechseln. Das hat eine Umfrage von YouGov im Auftrag von mailbox.org, dem auf Datenschutz und Datensicherheit spezialisierten E-Mail-Dienst aus Berlin, ergeben. Die Umfrage wurde im Juli 2022 durchgeführt und basiert auf Online-Interviews mit mehr als 500 IT-Entscheidern in kleinen und mittelgrossen deutschen Unternehmen aus verschiedenen Branchen.
E-Mail-Infrastruktur: Strategie, Datenschutz, Know-how
Die Entscheider wurden auch zu den Gründen befragt, die aktuell für ihre Unternehmen gegen einen Wechsel zu einem Cloud-Dienstleister sprechen: Für 58 Prozent ist es eine strategische Entscheidung, die Daten im eigenen Haus zu halten, 56 Prozent sind der Meinung, dass Datensicherheit und Datenschutz beim Inhouse-Betrieb höher sind, und 41 Prozent gaben an, dass ausreichend internes Personal und Know-how für den Eigenbetrieb vorhanden sind.
Diese Gründe erscheinen zwar auf den ersten Blick valide, sind jedoch nicht zwangsweise so relevant – oder richtig – wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Peer Heinlein, Geschäftsführer von mailbox.org und selbst Linux- und Mailserver-Spezialist, kommentiert die einzelnen Aspekte:
Grund #1: „Es ist eine strategische Entscheidung, die Daten im eigenen Haus zu behalten.“
„Einmal getroffene strategische Entscheidungen sind nicht in Stein gemeißelt. Gerade vor dem Hintergrund kontinuierlicher technischer Weiterentwicklung im digitalen Bereich – und der sich damit auch ständig weiterentwickelnden Bedrohungslage durch Cyber-Risiken – sollte die Entscheidung, die Daten inhouse zu behalten, in regelmässigen Abständen reviewt werden. Gute E-Mail-Cloud-Dienstleister entwickeln ihr Angebot stetig weiter und bringen damit kontinuierlich neue Gründe für einen Wechsel mit“, meint Peer Heinlein.
Grund #2: „Datensicherheit und Datenschutz sind beim Inhouse-Betrieb höher.“
„Das ist so in vielen Fällen nicht korrekt“, so Heinlein, „Ein guter, auf E-Mail-Infrastruktur spezialisierter Cloud-Dienstleister verfügt üblicherweise über eine ganze Reihe an spezialisierten Technologien und Prozessen, die ein zusätzliches Mass an Sicherheit bieten, das im Inhouse-Betrieb nicht – oder nur mit unverhältnismässig grösserem Aufwand sichergestellt werden kann. Beispiele dafür sind eine Absicherung über DNSSEC, Perfect Forward Secrecy (PFS), ein TLS-Checker oder automatisierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit PGP.“
Grund #3: „Internes Personal und/oder Know-how für den Eigenbetrieb ist ausreichend vorhanden.“
„Internes Know-how und Personal ist in den meisten Unternehmen bisher zwar vorhanden, in den meisten Fällen muss die interne IT-Abteilung aber noch zahlreiche andere Aufgaben übernehmen und kann sich dementsprechend nie so umfassend und mit demselben Level an Expertise wie ein spezialisierter Dienstleister um die Bereitstellung der E-Mail-Infrastruktur kümmern. Schon für die Entlastung der eigenen IT-Experten und zur Steigerung der Prozesseffizienz sollten Unternehmen zu einem vertrauenswürdigen nationalen Anbieter in die Cloud wechseln“, sagt Peer Heinlein.
