In Sachen Arbeitssicherheit sollen die Mitarbeitenden mitwirken. Doch die in vielen Unternehmen bekannten Briefkästen für Verbesserungsvorschläge verstauben oft ungenutzt. Die Arnold AG entschied sich deshalb für einen digitalen und einfacheren Weg. Mit Erfolg. Vergleicht sie die letzten neun Monate mit den neun Monaten zuvor, lautet das Resultat 50 zu 0.
Punkt 8 der zehn Elemente des ASA-Konzeptes für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz und der betrieblichen Gesundheitsförderung lautet: Mitwirkung. Die Betroffenen sollen zu Beteiligten werden. Sie sollen sich einbringen und unter anderem Mängel melden.
Das ist keine Kür, sondern tatsächlich Pflicht. In Artikel 6a der Verordnung zur Unfallverhütung (VUV) steht: «Den Arbeitnehmern oder deren Vertretung im Betrieb steht in allen Fragen der Arbeitssicherheit ein Mitspracherecht zu. Die Mitsprache beinhaltet den Anspruch auf eine frühzeitige und umfassende Anhörung (Information). Sie umfasst ferner das Mitspracherecht im Sinn der Unterbreitung von Vorschlägen bevor der Arbeitgeber einen Entscheid trifft. Der Arbeitgeber begründet seinen Entscheid, wenn er den Einwänden und Vorschlägen der Arbeitnehmer oder deren Vertretung im Betrieb nicht oder nur teilweise Rechnung trägt. In der Wegleitung zu den Verordnungen 3 und 4 zum Arbeitsgesetz ist die Anhörung der Arbeitnehmer erläutert.»
Breites Gefährdungsspektrum
Die Arnold-Gruppe ist im Netzbau in den Bereichen Energie, Telekom, Verkehr und Wasser tätig und an über 30 Standorten in der ganzen Schweiz präsent. Entsprechend vielfältig sind auch die Gefährdungen für die rund 1000 Mitarbeitenden, zum Beispiel auf Baustellen und im Strassenverkehr. Viele Mitarbeitende haben selbstsprechend mit Elektrizität zu tun. «Wir arbeiten mit Spannungsebenen zwischen 400 und 380’000 Volt», sagt Patrick Käser, Bereichsleiter QM, UM und ASGS bei der Arnold AG. «Hier kann jeder Fehler der letzte sein.»
Ausserdem kommen viele weitere, teils herkömmliche, teils aber auch eher spezielle Gefährdungen hinzu: Beispielsweise das Infektionsrisiko bei Abwassertätigkeiten, wenn Mitarbeitende mit offenen Wunden in Abwasser mit Erregern steigen. Oder die Absturzgefahr bei Arbeiten in der Höhe, auf Hochspannungsleitungen auf bis zu 85 Metern über dem Boden.
Mitwirkung der Mitarbeitenden hilft
Umso wichtiger ist es Patrick Käser, dass die Mitarbeitenden aufmerksam sind und Mängel melden. Das war früher schon über ein Meldeformular möglich, allerdings war das eine eher komplizierte Angelegenheit. Wenn es einmal eine Meldung gab – und das passierte fast nie – mussten sich Mitarbeitende am PC in ein System einloggen, das Formular suchen, es ausfüllen, speichern oder drucken und abgeben. «Das wurde nicht genutzt», sagt Käser, «wenn jemand einen Mangel meldete, dann war das eher ein Zufall und es steckte keine Systematik dahinter.»
Dass Käser auf die Module der Web-Applikation safely stiess, war ebenfalls eher Zufall. Die Arnold AG ist eine Tochtergesellschaft der BKW AG – und die suchte ein digitales Tool rund um die Arbeitssicherheit und fand safely. Die BKW AG stellt dieses Tool auch den Tochtergesellschaften zur Verfügung. Patrick Käser sprang dabei sofort das Modul «Quick Reports» in die Augen.
Digitale Schnellmeldungen statt verstaubter Briefkästen
Safely Quick Reports ersetzen den leeren Briefkasten für Mängelmeldungen und Verbesserungsvorschläge, der in manchen Unternehmen verstaubt, ohne genutzt zu werden. Die Schnellmeldungen können mithilfe eines QR-Codes erzeugt werden. Um einen Quick Report zu erstellen, braucht es weder Zugangsdaten, noch muss eine Applikation installiert werden. Einfach die Kamera des Smartphones oder Tablets auf den QR-Code halten und die Erfassung kann schon beginnen.
«Mir gefällt, dass es für die Mitarbeitenden ein sehr einfaches System ist», sagt Patrick Käser. «Sie machen ein Foto und schicken es ab. Sie müssen nichts kategorisieren und überlegen, wem sie was melden sollen. Sie können selbst entscheiden, ob sie über die Behebung des gemeldeten Mangels informiert werden möchten oder nicht». Den QR-Code finden die Mitarbeitenden fast überall: An allen Standorten hängen Plakate aus. Die Arnold AG druckte Kleber in verschiedenen Formaten, die auf dem Laptop, am Handschuhfach des Fahrzeuges eines Aussendienstmitarbeitenden oder auf der Werkzeugkiste eines Mitarbeitenden vor Ort angebracht werden können. So sind die meisten Arbeitsorte abgedeckt. Ausserdem gibt es für jeden Arbeitsauftrag ein Auftragsblatt, wo der QR-Code ebenfalls aufgedruckt ist.
Und die Arnold AG liess sich noch mehr einfallen. Beispielsweise wurde ein Video gedreht, das den Nutzen und Ablauf erklärt und über die internen Kanäle geteilt wurde. Und erst kürzlich hat das Unternehmen allen Mitarbeitenden Löschdecken verteilt, die mit einer Banderole mit dem QR-Code eingefasst sind. Die Löschdecken können sie nach Hause nehmen, zu Hause darüber reden – und so prägt sich das Thema noch weiter ein. «Wir versuchen, möglichst viele Berührungspunkte mit den Codes zu schaffen, damit sie in den Köpfen präsent bleiben», sagt Patrick Käser.
Einfache Auswertung und Mängelbehebung
Fast so einfach wie eine Schnellmeldung ist es dann auch für ihn, die Meldungen zu bearbeiten und die Mängel beseitigen zu lassen. In der Regel soll dies innert zwei Wochen passieren. «Dank der Schnittstelle in unser ERP-System müssen wir Personaldaten nicht laufend neu erfassen, das verringert den administrativen Aufwand», sagt Käser. «Und die Quick Reports bieten sehr viel, was auf den ersten Blick nicht sichtbar ist. Ich kann Meldungen kategorisieren, Massnahmen zuteilen und weiterleiten, Termine vergeben und das System erinnert die mit der Beseitigung beauftragten Mitarbeitenden automatisch, wenn eine Massnahme noch nicht umgesetzt ist. Ich kann leicht Auswertungen machen und habe immer über alle Mängel und ihre Beseitigung einen Überblick.»
50 zu 0
In den neun Monaten zwischen Mai 2021 – als die Quick Reports eingeführt wurden – bis Februar 2022 gingen 50 Meldungen ein. Während den neun Monaten zuvor waren es null Meldungen. «Das ist für uns sensationell und hat unsere Erwartungen übertroffen», sagt Patrick Käser. «Nur schon eine Meldung, durch die man einen Mangel beheben kann, ist sehr viel wert. Wir konnten so eine bestehende Gefährdung beheben, was uns sonst nicht gelungen wäre.»
Eine Kosten-Nutzen-Rechnung im Bereich Arbeitssicherheit ist zwar schwierig anzustellen. Aber wenn Patrick Käser sieht, wie stark die Unfallzahlen der Arnold AG in den letzten zehn Jahren sanken, dann spricht er über Millionen Schweizer Franken. Natürlich hofft er, dass die Mängelbeseitigungen dank der Quick Reports diesen Trend weiter stützen.
Die tiefe Hemmschwelle ist aus seiner Sicht ganz entscheidend. Jeder habe ein Handy dabei und besonders die jüngeren Mitarbeitenden seien mit QR-Codes flink unterwegs. Der Aufwand für eine Meldung ist kurz und klein. Grundsätzlich ist es sogar möglich, Meldungen anonym abzugeben. Auch das könnte eine letzte Hemmschwelle sein. «Anonyme Meldungen gingen bislang aber keine ein», sagt Käser. «Das ist bei uns auch nicht nötig. Man darf Fehler machen und man darf Fehler melden. Niemand wird bestraft, wenn er oder sie auf einen Fehler hinweist. Das ist eine Frage der Firmenkultur.»
Mitwirkung und Wertschätzung
Es ist Patrick Käser bewusst, dass er selbst als Sicherheitsbeauftragter nicht alles sehen kann. «Aber unsere Mitarbeitenden sind täglich vor Ort und nehmen die Details wahr», sagt er. «Ihre Mitwirkung ist deshalb sehr wichtig. Auch Drittfirmen, Subunternehmen und Temporär-Mitarbeitende können die Codes nutzen und ihr externes Wissen einbringen. Wenn sie einen Mangel entdecken, dürfen sie ihn gerne melden. So können wir von anderen lernen.»
Wenn die Mitarbeitenden innert zwei Wochen darüber informiert werden, dass der gemeldete Mangel beseitigt wurde, bringen sie sich weiterhin ein. «Es geht hier nicht nur um die Mängelbeseitigung und die Mitwirkung, sondern auch um Wertschätzung», sagt Patrick Käser. «Wir sorgen uns um unsere Angestellten und nehmen sie ernst. Das führt dazu, dass mehr Mängel gemeldet werden und die Mitarbeitenden motiviert sind und sich bei uns gut aufgehoben fühlen.»
Die Zukunft
Ideen und Träume hat Patrick Käser noch viele. In naher Zukunft will er sich um die Digitalisierung von Audits kümmern und dabei auf safely setzen. Und wenn er weiterdenkt, sieht er eine noch stärker digitalisierte und intelligentere Arbeitssicherheit: «Ich könnte mir vorstellen, dass wir eines Tages nur noch ein Foto unserer Arbeitsstelle machen und dann eine detaillierte Gefährdungsanalyse und einen Massnahmenkatalog erhalten. Da wird noch vieles auf uns zukommen.»
Auch die safely Quick Reports werden sich weiterentwickeln. Zum Beispiel können in naher Zukunft auch Beinahe-Unfälle oder Sachschäden auf diese Art und Weise erfasst werden.
In Zusammenarbeit mit safely.
